Come gestire gli Attestati e l'invio dei codici per effettuare i corsi sicurezza
Questa guida spiega come gestire gli attestati dei collaboratori all’interno di ZAC, inviare codici o link per i corsi sicurezza e approvare o caricare gli attestati ricevuti.
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Guida Dettagliata
Come gestire gli attestati e inviare i codici per effettuare i corsi sicurezza
- Accedi all’elenco attestati
Entra nel modulo “Collaboratori” e clicca su “Elenco attestati”. - Consulta la schermata di gestione attestati
All’interno della pagina puoi verificare i collaboratori che possiedono già un attestato e quelli che ne sono sprovvisti, oltre a inviare codici o comunicazioni per effettuare i corsi sicurezza. - Seleziona la tipologia di attestato
Clicca sul filtro “Tipologia di attestato” e scegli una o più tipologie da gestire. Se la tendina risulta vuota, inserisci le tipologie nel modulo “Configurazioni → Documentazioni → Classificazione modelli”. - Applica i filtri selezionati
Clicca su “Applica” per aggiornare la lista dei collaboratori. - Visualizza i collaboratori filtrati
Il sistema mostrerà tutti i collaboratori presenti nel database. Ogni collaboratore verrà ripetuto per il numero di tipologie di attestato selezionate. - Utilizza filtri aggiuntivi
Puoi applicare ulteriori filtri per limitare l’elenco dei collaboratori visualizzati. - Filtra i collaboratori senza codice inviato
Puoi filtrare i collaboratori ai quali non è ancora stato inviato il codice o la comunicazione per effettuare il corso. - Filtra per stato dell’attestato
Utilizza il filtro relativo allo stato dell’attestato per visualizzare attestati presenti, assenti, scaduti o altri stati disponibili. - Controlla il riepilogo dei codici disponibili
Nella parte superiore della pagina troverai i box riepilogativi relativi ai codici disponibili e utilizzabili. - Verifica il numero totale di codici caricati
Controlla il totale dei codici caricati in ZAC. Se il dato non è presente, dovrai caricare i codici tramite il modulo “Importazioni”. - Controlla il numero di collaboratori senza attestato
Visualizza rapidamente il numero dei collaboratori che risultano ancora senza attestato. - Esporta dati e attestati
Clicca su “Esporta” per esportare codici utilizzati, dati in tabella e attestati in diversi formati. L’esportazione viene eseguita per singola tipologia di attestato. - Invia massivamente i codici o i link ai collaboratori
Seleziona i collaboratori tramite checkbox e clicca su “Invia accesso attestato” per inviare comunicazioni massive. - Invia singolarmente la comunicazione
In alternativa, clicca su “Invia accesso attestato” direttamente sulla riga del collaboratore desiderato. - Visualizza l’anteprima della mail
In entrambi i casi si aprirà una finestra con l’anteprima della mail che verrà inviata. - Seleziona il mittente della comunicazione
Scegli il mittente da utilizzare per l’invio della mail. - Seleziona l’ente per l’invio dei codici
Se utilizzi codici corso, scegli l’ente dal quale ZAC dovrà recuperare il codice da inviare. - Seleziona il template della comunicazione
Scegli il template precedentemente creato nel modulo “Comunicazioni → Template”. - Invia la mail con il codice
Clicca su “Conferma” per inviare la comunicazione con il codice corso. - Invia un link al posto del codice (facoltativo)
Se utilizzi un link anziché un codice, elimina la parola chiave “ZacCodiceCorso”, inserisci il link della piattaforma e clicca su “Conferma”. - Visualizza gli attestati caricati dai collaboratori
Quando il collaboratore carica l’attestato dalla propria Area personale, il documento verrà salvato con stato “Da approvare”. Clicca su “Visualizza” per controllare il file. - Approva o scarta l’attestato
Dopo la verifica del documento, puoi approvare oppure scartare l’attestato. - Carica manualmente un attestato ricevuto via mail
Per caricare un attestato ricevuto tramite mail, clicca su “Carica”. - Inserisci la data di rilascio
Compila il campo “Data di rilascio” relativo all’attestato. - Carica il file e conferma
Carica il file dell’attestato e clicca su “Conferma” per salvare il documento.